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Tres pasos para que empresarios optimicen sus gastos

Sandra Vi
07 de febrero, 2021

Contar con un presupuesto es vital para cualquier empresa y, en tiempos difíciles, cobra mayor importancia. Por eso las proyecciones financieras son una herramienta clave para una administración sana, sostenible y estratégica.

Por eso tres empresarios y panelistas de Brother International Corporation comparten tres consejos para diseñar un presupuesto que ayude a delinear el panorama de un negocio para los próximos meses y contar con la posibilidad de establecer metas de ingresos, costos y ganancias y así tomar las mejores decisiones.

1. Actualiza tu contabilidad

Para diseñar un presupuesto anual efectivo, es aconsejable tener al día la contabilidad. Este detalle le permitirá a cualquier empresario conocer la situación exacta de sus pasivos y activos, y así asignar de manera más asertiva los recursos necesarios para cada área o requerimiento específico.

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En este aspecto, es importante que los negocios se apoyen en la tecnología y apuesten por un software o aplicación, para acceder a sus cuentas desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Rodrigo Urrego, cofundador de MedicApp, la primera aplicación en Colombia que aprovecha el modelo de economía colaborativa en el sector de la salud, señala que este tipo de herramientas facilitarán a los empresarios mantener sus finanzas en orden.

“Desde las clásicas hojas de cálculo hasta los programas contables más sofisticados. Estas herramientas nos permiten no solo tener una visión detallada del funcionamiento de una empresa, también nos brindan la oportunidad de realizar comparativas y proyecciones con un par de clics. Y, además, generar informes fácilmente”, concluye el emprendedor colombiano.

2. calcula tus gastos

Los gastos continúan, pero los ingresos pueden haber disminuido. Por este motivo, uno de los primeros pasos para crear un buen presupuesto es estimar los gastos que tendrá el negocio durante el año fiscal. Por ejemplo, los salarios, pago de servicios públicos, adquisición de materias primas, préstamos, servicios legales o de auditoría, entre muchos otros.

Sin embargo, hay que tomar en cuenta que estos gastos son una previsión más que un dato exacto. Este cálculo está basado en las cifras del año anterior. Para Astrid Encarnación, fundadora de Ases Services, una firma de servicios dedicada a la organización y desarrollo estratégico de empresas y profesionales, con asiento en República Dominicana, es importante que las empresas cuenten con un gasto de misceláneos, para que estén preparados ante cualquier imprevisto.

“Una lección vital que nos dejó el 2020 es que ningún negocio está totalmente preparado. Hay situaciones que se salen de nuestro control. Pero siempre es útil contar con un fondo de emergencia, una reserva que nos permita actuar en momentos decisivos y así mantener la estabilidad de nuestro negocio”, destaca la empresaria dominicana.

3. Proyecta tus oportunidades

La proyección de ventas de un producto o servicio es una herramienta de carácter estratégico. Este pronóstico le permitirá a un negocio conocer su promedio de ingresos. Basado en diferentes factores como: la oportunidad de venta (fechas especiales), la competencia directa e indirecta, el conocimiento del mercado y el valor del producto o servicio en el mercado.

Para calcular, este rubro es importante considerar tres escenarios: ventas altas, moderadas y bajas. De esta forma, se podrá tener una previsión y diseñar un presupuesto anual, tanto en el peor escenario como en el mejor escenario.

De acuerdo con Alejandro Carbonell, CEO y cofundador de Tutorez, una plataforma de educación en línea con sede en Panamá, una vez que las empresas tengan clara esta cifra, pueden realizar el balance entre gastos e ingresos y tomar decisiones con respecto a su presupuesto anual.

“Los líderes de negocios deben tomar en cuenta que un presupuesto balanceado no implica que una empresa estará fuera de peligro, hay que considerar escenarios, como la existencia de un déficit en las finanzas, para lograr una proyección más realista de la situación económica”, explica el emprendedor panameño.

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